医院档案室能否达到门类齐全结构较为合理,它关系到能否反映医院的历史真实面貌,关系到档案工作的地位和作用,同时也在一定程度上反映医院档案室的水平。随着医院的发展,室藏档案适应新形势发展的需要,成为亟待解决的一个问题。
一、提高认识,是做到门类齐全结构合理的前提
对医院来说,所形成的档案材料也是多种多样的。有文书档案、科技档案、各种专业性档案、声像档案、会计档案、人事档案、病历档案、实物档案、磁带光盘档案、电子档案等。这些档案,都从不同角度,不同方面记载和反映了医院的真实情况和历史发展轨迹。因此,要把医院档案室建成门类齐全结构合理,使医院所形成的不同种类,不同载体的档案,集中统一保管,便于管理,充分发挥档案的作用。
二、扩大接收范围,做到门类齐全结构合理的关键
医院档案室不仅要接收本单位的档案资料,还要接收与本单位有关联和档案资料;不仅要接收专业档案,还要接收文书档案、科技档案、声像档案、实物档案和其他不同载体、不同门类的档案资料。逐步把医院档案室建成一个门类齐全结构合理的档案室。这对集中统一管理医院各种档案,维护档案的完整与安全,便于医院各项工作的利用都是必要的。
三、达到门类齐全结构合理,必须实行两条腿走路的方法
门类齐全、结构合理,关键是扩大档案资料的收集范围,丰富室藏内容是完善结构的基础,怎样才能完成丰富室藏内容呢?首先坚持传统的接收、收集方法。其次,必须结合具体情况,深入基层,调查研究摸清家底,做到心中有数,有的放矢。其具体可通过以下途径来实现。
1、大力宣传档案工作的重要性,使人们懂得档案是一种重要的信息资源,了解档案工作社会效益和经济效益,扩大社会影响。主动与相关科室配合,可召开有接收科室负责人和兼职档案人员会议,讲明重要意义,明确任务,提出要求,达到目标一致,上下配合,互相支持。
2、对医院所属科室所保存的档案资料,通过制定有关制度由相关科室按规定向档案室移交。
3、凡医院有重大活动和重要情况预计要产生的档案资料,档案人员要积极主动和相关科室联系,到现场拍照和索要文字材料。
四、达到门类齐全结构合理,必须抓好相关科室的工作
医院档案室的档案资料大部分来源于行政、后勤部门。抓好相关科室工作是使档案室档案齐全完整的重要保证。因此,必须加强对相关科室档案的业务指导。具体可采取以下措施:一是加强培训,提高档案工作人员素质。目前,档案人员变动频繁,业务不熟,每年组织相关科室兼职档案员1-2次的业务培训尤为重要。二是建立健全各种制度如:收发文制度、文书处理制度、保密制度、查找借阅制度等。实现科室资料管理制度化是提高资料案件质量保证档案齐全完整的条件。三是下科室,巡回指导。这样可以及时发现问题,解决问题,面对面地进行业务指导,以便档案工作的顺利进行。
综合档案室 李容正