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如何做好档案交接工作


来源:综合档案室 作者:李容正 发布时间:2017-08-29 14:39:21 查看次数:20754

做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。

1、档案接交工作中存在的问题

1)存在于领导层方面的问题

一些单位领导对档案交接工作不够重视,对其专业性和复杂性不够了解,在监督办理交接工作时把关不严,工作程序不完整,导致应交未交,交接不及时。

2)存在于老档案员方面的问题

前任老档案人员对所管理的各类档案资料未妥善整理就仓促移交,造成工作的遗留和积压,甚至使档案资料遭受损失。离岗时若不收集齐全、整理妥善,就草草交接,往往造成材料的积压和损失,把许多问题遗留给后任。若碰到不明情况或马虎粗心的,也许会把遗留多年的有价值的材料当作多余的废物处理掉,造成无可弥补的损失。

有的档案人员在转岗时急于离开,与新任人员草草交接。因前任交代不明,致使后任摸不清底细,造成工作前后无法衔接。还有些档案人员因重视不够或责任心不强,只简单介绍,就一交了之,使后任到具体情况弄不清楚,造成工作上的被动与失误。

办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验,而一些单位的档案工作或多或少存在问题,档案人员就无法办理正式交接手续。

3)存在于新档案员方面的问题

目前,档案工作尚未实现先持证后上岗,多数档案人员是先被安排到档案工作岗位,再参加培训取得岗位资料证书。因此,有些档案人员接手时都是前人怎么交,自己就怎么接,看不出问题,更提不出问题,也难以完成各项清点核对工作。

 2、如何解决档案交接工作中存在的问题
   
1)档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中

 档案交接是单位档案管理中的重要环节,应引起单位的重视,尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。在档案人员转岗或调离工作单位时要把好关,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,对未办理档案交接手续的档案人员不得离开原工作岗位。要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中。

2)档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面。对于移交方来说,要做好五项工作:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数;二是对借出的档案要及时催还,一时归还不了的,要在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序;四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格;五是撰写档案移交说明。

对于接收方来说在接收之前要做好三项工作:一是了解移交工作职能活动内容和工作活动情况;二是向前任档案人了解档案工作情况;三是要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分才能保证交接工作顺利进行。

3)明确职责,建立良性运行的工作机制

 第一、单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的,都应当在离开本岗位之前与接管人员办理交接手续。

 第二、档案行政管理部门应通过多种形式的宣传,使各单位领导认识到档案工作交接责任重大,手续繁杂,促使其为顺利交接提供必要条件。

 第三,交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员和接管人员都应做好各自工作。交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的。

4)认真做好档案监交工作

档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办事。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份,移交人、接收人各执一份,单位存档一份。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章。

综合档案室  李容正

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