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改善工作方法 提高工作效能


来源:综合档案室 作者:李伟亭 李荣正 发布时间:2017-06-13 17:13:15 查看次数:1567

 

201769日国际档案日来临之际,我院综合档案室完成了2016年度档案接收和征集工作,把分散在医院各科室及个人手中的档案集中到医院综合档案室,进行科学管理。

综合档案室每年年初开始上一年度档案资料收集工作,鉴于每年接收的档案资料内容多,分类广,为了便于识别,不使各种档案混淆在一起,在上半年国际档案日来临之前按不同的时间段分批分次对我院上一年度综合档案进行收集整理,完成档案交接工作。

医院档案是指医院从事医疗、科研、预防保健、教学、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。我院综合档案管理根据工作要求不同,分为文书档案、财务档案、科研档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、死亡档案、医疗质量考核评价结果档案、科研三新档案、声像档案、实物档案、绩效工资核算档案等十二类。因科室分工不同,加之有些科室工作量较大,还有每个科室对档案管理的重要性认识不同,收集档案需根据每个科室的具体情况区别对待,对于不能按时完成交接档案的科室,今年综合档案室一改原来的工作方法,先电话通知,紧接着档案管理员到科室督促并协助整理,对于一次不能完成交接的科室,档案管理员需反复到科室督促协助直至顺利完成交接工作。保持资料的完整性在档案的收集管理中有着非常重要的作用,如何使档案保持完整需要档案管理员认真核对,仔细的查收,比如文件资料中的请示,正常情况下有请示就应该有批复,请示和批复作为同一文件进行整理保存。现实情况是有些科室为了方便工作把上级单位的批复文件存放于本科室,这就需要档案员根据请示的内容到相关科室追缴批复;还有很多请示文件,虽没有上级单位的正式批复,但上级单位的会议纪要有提及批准的内容,或者在原有请示文件上直接签字同意,档案员需根据请示内容逐一查对,并标注清楚;对于确定还未批复有望跨年度批复的请示文件作为待定卷存放,和下一年度批复文件一起整理。

稿件来源:综合档案室  作者:  李伟亭  李容正

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